Tietosuoja­seloste

1. Yleistä

Tietosuojaselosteessa on tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme ja kuinka kerättyjä tietoja käytämme tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on lisäksi tietoa oikeuksistasi liittyen omiin henkilötietoihisi. Henkilötietoja käsitellään aina voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietosuojaselostetta päivitetään säännöllisesti vastaamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja tietojen käsittelyn tarvetta. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on saatavilla toimistoltamme tai sähköisesti internetsivuiltamme.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Suomen Sijoitusmetsät Oy
2546378–1
Nurmeksentie 14, L1, 80100 Joensuu
045 610 4968
https://metsanhaltija.fi/
teemu.silmu@sijoitusmetsat.fi

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Teemu Silmu
Palvelupäällikkö, metsäomaisuuspalvelut ja kiinteistöanalytiikka
Nurmeksentie 14, L1, 80100 Joensuu
045 610 4968
teemu.silmu@sijoitusmetsat.fi

4. Rekisterin nimi

Suomen Sijoitusmetsät Oy:n asiakasrekisteri.

5. Miten ja millä perusteella henkilötietoja käytetään

Suomen Sijoitusmetsät Oy kerää asiakkaalta vain tarpeelliset tiedot palveluiden tarjoamista,
palvelun hoitamista, laskutusta sekä asiakasviestintää varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen, eli asiakassuhteen hoitamiseen, tai osapuolten väliseen palvelusopimukseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös lakimääräisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

6. Mitä henkilötietoja kerätään

Palvelusopimuksen yhteydessä keräämme asiakkaan yksilöimiseen, palveluiden suorittamiseen, laskutukseen ja asiakasviestintää varten tarvittavat henkilötiedot.

Asiakkaalta kerättäviä henkilötietoja ovat mm. asiakkaan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointitiedot, palautetiedot, yrityksen tai yhteisön nimi sekä Y-tunnus.

Jos palvelusopimusta ei ole vielä syntynyt, asiakasviestintää varten keräämiämme henkilötietoja mahdollisilta asiakkailta ovat mm. asiakkaan etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiointitiedot.

Kyseiset henkilötiedot saamme ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä luotettavista lähteistä lain mukaisesti.

7. Miten henkilötietoja käsitellään

Rekisterissä olevia tietoja käsitelevät pääsääntöisesti toimiston henkilökuntaan kuuluvat henkilöt.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman suostumusta, ellei lainsäädäntö edellytä tietojen luovuttamista esimerkiksi viranomaisille. Suomen Sijoitusmetsät Oy:n kirjanpito- ja tilintarkastustoimisto, tietojärjestelmien ylläpidon hoitajat sekä asiakkaan tilaaman palvelun hoitamiseen tarvittavat tahot voivat palveluidensa suorittamisen yhteydessä nähdä henkilötietoja. Edellä mainittujen palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Rekisterin tietoja vastaanottavat rekisterin käsittelemiseksi käytetyt järjestelmät, jotka sijaitsevat fyysisesti joko Euroopassa tai USA:ssa ollen Privacy Shield -rekisteröityjä tai ottaneet GDPR-tietosuoja -asetuksen huomioon palveluissaan muilla keinoin.

8. Alaikäisten tietosuoja

Mikäli alaikäisen henkilötietoja käsitellään, toteutetaan käsittely yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti erityistä varovaisuutta noudattaen. Tietojen käsittelyyn pyydetään suostumus lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Tietoa asiakkaan oikeuksista

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Suomen Sijoitusmetsät Oy:n asiakasrekisterin ylläpitäjälle (ks. yhteystiedot edellä). Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa, jolloin asiakkaalla on oltava mukana henkilöllisyystodistus. Suomen Sijoitusmetsät Oy vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti viimeistään tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää Suomen Sijoitusmetsät Oy:lle pyynnön virheen korjaamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittely ainoastaan tietojen säilyttämiseen. Tietyissä tilanteissa asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä. Tietojen poistaminen on rajoitettua, eikä tietojen poistaminen ole mahdollista esimerkiksi silloin, jos Suomen Sijoitusmetsät Oy:llä on lain mukainen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot, tai mikäli henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeudellisten toimenpiteiden suorittamiseksi.

Tietojen antaminen ja käsittelyn hyväksyminen voi joissakin tilanteissa olla Suomen Sijoitusmetsät Oy:n palveluiden käyttämisen edellytys, ja joiltain osin lisäksi lakisääteinen velvoite. Suomen Sijoitusmetsät Oy varaa oikeuden olla tarjoamatta palveluita tai keskeyttää palveluiden tarjoamisen, mikäli asiakas ei anna palveluiden tarjoamisen kannalta tarvittavia tietoja, tai mikäli asiakas vaatii tällaisten tietojen poistamista.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

10. Tietojen tarkistaminen

Suoritamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet seurataksemme tietojen ajantasaisuutta ja tietojen muuttuessa päivitämme rekisteritiedot. Näin ollen käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tulee poistetuksi tai oikaistuksi.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lain noudattamiseksi.

12. Tietoturva

Suomen Sijoitusmetsät Oy:n asiakasrekisterin tiedot ovat luottamuksellisia. Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti ulkopuolisilta palomuurein ja muita teknisiä suojakeinoja hyväksikäyttäen. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.